Документообіг КОРП для України

Комплекс вирішує широкий спектр завдань автоматизації обліку документів, взаємодії працівників, контролю та аналізу виконавської дисципліни. Програма підтримує багатокористувацьку роботу в локальній мережі або через Інтернет, у тому числі і через веб-браузери.

Детально ознайомитися з програмним продуктом і його функціональністю можна, перейшовши за наступним посиланням:

Можливості


Робота з документами згідно
«Типовій Інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади — затверджено Постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242
ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»
«№ 1453 від 28.10.2004 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади»
Зберігання та права доступу
Реєстрація вхідних і вихідних документів Облік звернень громадян – реєстрація та обробка звернень громадян відповідно до Закону України №393/96-ВР від 02.10.1996 «Про звернення громадян»
Облік договорів
Сканування
Електронна пошта
Перегляд, редагування та контроль версій
Шаблони документів і файлів
Штрихкодування документів
Друк реєстраційних штампів документів
Зв'язки між документами
Кілька резолюцій на документах>
Переадресація вхідних документів
Контроль переданих документів
Бізнес-процеси та робота користувачів
Пошук
Облік робочого часу та контроль виконання
Організація розподіленої інформаційної бази


Переваги використання

 

Для відділу діловодства

Дозволяє автоматизувати завдання, які зазвичай ведуться в паперових журналах з ризиком втратити документи або пропустити терміни виконання;
Інструмент для обліку всього документообігу, який забезпечує унікальні номери кожного документа без будь-яких повторів і накладок;
Пошук будь-якого документа, як за реквізитами, так і по його вмісту;
 Контроль за надходженням і наявністю паперових примірників і копій документів;
Автоматичне оформлення друкованих форм: обкладинка справ, замінники справ і т. д.


Для юридичного відділу

Зручне місце зберігання великого обсягу документів, з якими працює відділ;
Версійність документів – можливість зберігати різні версії документів;
Зберігання файлів вхідних документів поряд з особистими коментарями, візами внутрішнього узгодження і затвердження документів.

Для кадрового відділу

Зручний інструмент для зберігання всіх оформлених кадрових документів;
 Зберігання історії спілкування з рядовими співробітниками готуються документів – наказів на відпустку, командировочним посвідченням, заявам на позички та ін.
Фіксація отриманих/неотриманих лікарняних листів.

Для договірного відділу

 Ведення бізнес-процесу по роботі з договорами – відстеження їх життєвого циклу, від підготовки та узгодження проекту договору, до контролю стану продовження договору (контроль наявності підписаних примірників з боку контрагента, контроль примірників договору, що перебувають у контрагентів або примірників договору, що знаходяться на ознайомлення або з іншими цілями, у власних співробітників);
Планування виконання договору і контроль необхідність його розірвання – перевірка наявності відповідних документів;
 Ведення структури всіх, пов'язаних з договором, додаткових документів, таких як: додаткова угода, акти виконаних робіт тощо;
Можливість використання даних договірного відділу: бухгалтерами – з метою первинного відображення господарських операцій за договором; менеджерами, які займаються питаннями виконання договору.

Для фінансового відділу

Зниження витрат на зберігання документів;
Підвищення керованості;
Зниження витрат на витратні матеріали;
Управління договорами та супровідними документами;
 Контроль сум, термінів дії та відповідальних осіб за договорами.

Для ІТ-відділу

Легко і швидко встановити і налаштувати під вимоги конкретної організації;
Гнучкі налаштування параметрів системи, а також зручний і зрозумілий інтерфейс;
Резервне копіювання і відновлення даних;
Автоматичне протоколювання роботи користувачів з документами;
Настроювання типових наборів прав (наприклад, стандартних діловодних «ролей»: реєстратора, контролера, виконавця тощо) та їх копіювання користувачам для прискорення процесу налаштування системи.
 
Відділ експедиції

Точне ведення і контроль (коли і кому була відправлена) вихідної кореспонденції
Керівника відділу експедиції – планування діяльності відділу, контроль виконавської дисципліни.

Рядовим співробітникам підрозділів

Зручна схема нагадування (засобів електронної пошти, безпосередньо в системі «Документообіг») про завдання, які повинні бути виконані. Отримавши лист по електронній пошті, співробітник натискає на посилання і потрапляє на той документ, якого торкалася завдання, призначена для виконання;
 Отримання завдань по електронній пошті, підготовка звітності за поточним завданням шляхом натискання однієї клавіші і написання коментарів про виконанні;
Економія часу – кожен співробітник, маючи доступ до електронних версій документів, має меншу необхідність «ручної обробки» доручень;
Всі працівники підприємства мають можливість працювати безпосередньо в офісі і за його межами;
 Всі працівники підприємства отримують надійний механізм спілкування, обміну інформацією, інформування інших відділів про події або завершених процесах в кожному підрозділі. Таким чином, процеси, що відбуваються на підприємстві і стосуються кількох підрозділів, здійснюються швидше. Кожен із співробітників бачить стосується його інформацію, незалежно від місця її виникнення – усередині підрозділу або інші відділи, філіали підприємства.

Лінійним керівникам підрозділів

Отримання в зручній формі завдань, що безпосередньо відносяться до їх відділам;
 Перерозподіл заду всередині відділу;
Контроль виконавської дисципліни по кожному завданню, яке було роздано працівникам. Дозволяє здійснювати контроль за переадресацією завдань: навіть якщо відповідальний за певну ділянку роботи відсутня або знаходиться на лікарняному – завдання не зупиняється і переходить на виконання іншому співробітнику;
Облік строків виконання справ.

Адміністрація підприємства

 Відстеження усіх переміщень документа всередині організації на кожному етапі його життєвого циклу і, таким чином, можливість у будь-який момент простежити повну історію роботи з ним;
Не потрібно особисто контролювати хід виконання та конкретних виконавців, достатньо скористатися однією клавішею і отримати необхідну інформацію, не відходячи від робочого місця. Співробітник бачить наявність тих або інших позначок про виконання або проходження чергового етапу узгодження, або про виконанні конкретних кроків у рамках документообігу підприємства;
 Упевненість керівника в конфіденційності документів. Гнучка система налаштування прав доступу забезпечує доступність/недоступність до документів уповноваженими/неуповноваженими особами. Система працює за принципом: «якщо не дозволено, то заборонено»;
Система «Документообіг» дозволяє в електронному вигляді ознайомити всіх співробітників з різними наказами по підприємству і дає можливість знати інформацію: хто, якого числа і з яким наказом вже ознайомився.